Деловая переписка сейчас немного теряет свою ценность – всё больше и больше преобладает неформальное общение в мессенджерах, а имейлы уходят на второй план. Но всё же понимать правила деловой переписки и применять их при необходимости – важный навык. Поэтому напоминаем основные правила деловой переписки. Они же, кстати, пригодятся вам и в мессенджерах.
Приветствие
Если вы знакомы с человеком, которому пишете, то проблем никаких – приветствие может быть неформальным. Если вы не знакомы лично и адресат понятия не имеет, кто вы и с какой целью пишете, то после приветствия представьтесь. Коротко расскажите, кто вы и с какой целью пишете.
Основной блок
Обязательно структурируйте свое обращение, просмотрите, чтобы всё было максимально ясно и понятно. Старайтесь писать коротко, чтобы сэкономить время собеседника, но заинтересовать его своим текстом/предложением.
Если же вы описываете задачу своим сотрудникам (или даете тестовое задание будущим сотрудникам), то правила применяйте те же: четкая структура, короткие понятные инструкции к задаче.
Завершение
Прощание имеет такое же значение, как и приветствие – например, если вы желаете получить ответ от собеседника, то дайте ему об этом знать; если вы ставите дедлайн для принятия решения или выполнения задачи, то обязательно укажите это.
Грамотность
Существует большое количество способов проверить орфографию и пунктуацию. Как минимум, используйте проверку орфографии и подсказки системы Word или Google Docs. Как максимум, попробуйте коррекцию онлайн – благо, таких сервисов в бесплатном режиме сейчас существует достаточно.
Интернет-язык
Никто не запрещает вам использовать смайлы и эможди – они делают язык менее формальным и подсказывают ваш доброжелательный настрой. Но воздержитесь от использования таких символов в каждом предложении, сделайте так, чтобы они были уместными.
Тон
Основная проблема общения в интернете в текстовом формате – ваш тон не считывается, и собеседник может интерпретировать его по-своему. Поэтому сохраняйте доброжелательность, если преследуете такую цель.
Ваше имя
Проверьте, как вы подписаны в электронной почте. Важно, чтобы там было указано ваше имя, а не псевдоним. То же самое касается и мессенджера – если вы отправляете сообщение через Facebook Messenger, WhatsApp, Telegram и так далее.
Фото: Priscilla Du Preez on Unsplash
