За время пандемии все привыкли к тому, что часть сотрудников находится не в офисе, работает удаленно. Многие компании, даже при условии, что большинство сотрудников будет вакцинировано, всё равно сохраняют возможность работать удаленно и разрабатывают стратегии, чтобы сохранить продуктивность и чтобы рабочие процессы от этого не пострадали. Одно из таких решений – гибридный офис. Рассказываем, что это такое и почему гибридный офис выгоден крупным компаниям.
Что такое гибридный офис?
То, к чему мы порядком привыкли во время пандемии и связанных с ней карантинных ограничений. Когда большая часть сотрудников (70%) выходит в офис на полный день. При этом 30% остаются на удаленке, но по желанию или при необходимости приезжают в офис на заранее согласованные встречи.
Классический офис может быть при этом перестроен – например, вместо персонифицированных рабочих мест появляются столы и стулья, которыми может воспользоваться любой член команды. Также выделяются места под коворкинги для проектных команд, митинг-румы (в зависимости от нужд компании) и пространство, которое может быть адаптировано для тех или иных целей при необходимости.
Гибридный офис на примере
Небольшие компании с достаточно простой структурой без проблем могут опробовать на себе гибридный офис. Но как перейти к этому действительно крупным компаниям, со сложной иерархией и производственными процессами? Оказывается, и это возможно.
Одной из таких компаний в пандемию стала IKEA. Здесь применили гибридный офис по-своему – предоставили возможность для удаленной работы 50% сотрудников. Самый важный шаг – каждому сотруднику были предоставлены пошаговые инструкции на случай различных рабочих ситуаций и план работы на первый месяц. Также были установлены и правила работы: например, онлайн-встречи не должны длиться дольше 40-45 минут, после 17:00 нельзя назначать срочные задачи и встречи, упростили связь с непосредственным руководителем.
Плюс к этому добавили частые опросы об эмоциональном состоянии сотрудников (считается, что на удаленке больше шансов на выгорание и «засиживание» на работе) и совместные активности для сотрудников (йога, мастер-классы, профессиональные курсы).
Как применить гибридный офис в своей компании?
Начать с малого: перевести на свободный график одно из подразделений (полностью или частично, но, разумеется, только с согласия сотрудников), убедиться в том, что связь между коллегами налажена, что есть доступ к руководителю, обеспечить их необходимым (техникой, установкой нужных для работы программ, в том числе и обеспечивающих безопасность и защиту данных). Далее остается наблюдать и выявлять слабые места вашего плана – исправлять то, что идет не так, а такие моменты точно будут. Например, появятся «пробелы» коммуникации, упадет продуктивность и так далее. Реагировать на них и устранять придется быстро, но, возможно, вы подберете идеальный формат работы для своей компании.
Почему это выгодно?
В условиях гибридного офиса вам не понадобится то количество помещений, которое есть сейчас. Соответственно, статья расходов на аренду может быть уменьшена. Также меньше будут использоваться расходные материалы, в том числе и канцелярия, бытовые расходы (например, необходимые для общей кухни продукты и предметы).
Плюсов в этой ситуации также немало. Это и расширение штата за счет иногородних или иностранцев, и создание более безопасного и более комфортного рабочего пространства для сотрудников, и формирование организованного и ответственного рабочего коллектива.
Фото: dylan nolte on Unsplash
